Antes de llevar a cabo una reunión es importante definir si es necesario que se lleve a cabo o si la información que se desea dar a conocer puede ser entregada de una manera más sencilla. En caso de que la reunión sí sea necesaria, se necesita seleccionar el tipo de reunión y también preparar esta.
Una vez acabada la organización de la reunión y sus preparativos se continua con la inicialización, conducción y cierre de esta reunión. Mientras la reunión se esta llevando a cabo, es necesario que se hable de todo lo importante acerca del motivo de la reunión, hay que aclararse todas las dudas, hay que opinar si es necesario y definir lo que se logro en ésta.
Como parte final de este protocolo (y una vez dada como finalizada la reunión), hay que enviar a los participantes una copia de objetivos, aclaraciones y definiciones que se plasmaron en la misma, hay que realizar una evaluación de la misma y un monitoreo de cumplimiento de aspectos.
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